Overeenkomst Hilton Royal Parc - Cultuurplatform

Overeenkomst Hilton Royal Parc - Cultuurplatform

Stichting  Cultuurplatform Soest

Overeenkomst tot gebruik van het Nassau paviljoen of Beatrixzaal tussen;

Stichting Cultuurplatform Soest en Résidence Royal Parc Soest BV 

Partijen worden vertegenwoordigd door:

Mevrouw F. Boomsma         - General Manager Hilton Royal Parc Soestduinen

De heer A.R.L.M.Smit          - Voorzitter Stichting Cultuurplatform Soest

Preambule

De Stichting Cultuurplatform Soest, hierna te noemen Cultuurplatform, wil voor haar culturele (semi) amateur organisaties de gelegenheid bieden gebruik te maken van de zaalcapaciteit van het Hilton Royal Parc Soestduinen Hotel.

Hierbij gaat het om het Nassau paviljoen of de Beatrixzaal met een zaalcapaciteit van maximaal zo’n 250 respectievelijk 180 zitplaatsen.

Partijen zijn het volgende overeengekomen:

• Het Cultuurplatform mag vier keer per jaar op een vooraf vastgestelde dag of avond, kosteloos gebruik laten maken van het Nassau paviljoen / Beatrixzaal  die dienst zal doen als concert- cq uitvoeringszaal voor (semi) amateur organisaties die deelnemer zijn aan het Cultuurplatform Soest
• Hiermee wordt Hilton tevens sponsor van de betreffende activiteit van deze organisatie en zal als zodanig op alle persuitingen vermeld worden.
• De overeenkomst tot kosteloos gebruik van de zaal zal het eerste volle jaar als experiment worden beschouwd en zal hierna jaarlijks worden geëvalueerd. Bij continuering zal de overeenkomst telkens met een jaar worden verlengd.  Bij een onverhoopte beëindiging van de overeenkomst zal deze, met in achtneming van de reeds afgesloten overeenkomsten met de individuele uitvoerende organisatie, per einddatum cultureel seizoen (15 juni) stoppen.
• et opzetten van de zaal (stoelen en desgewenst de bij Hilton Royal Parc Soestduinen opgeslagen podiumdelen cq parketvloer) zal niet doorberekend worden.
• De organisator zal voor de uitvoering, indien door Hilton gewenst, 10 kaarten gratis ter beschikking stellen.
• Voor de concerten kunnen gasten van het hotel, indien plaatsen beschikbaar, tegen normale tarieven boeken. (korting van 10%)
• Hilton Royal Parc Soestduinen (sponsor) en het Cultuurplatform (bemiddelaar) dragen geen enkele verantwoordelijkheid voor eventuele schade voortvloeiend uit gebruik van zaal.
• Indien er schade ontstaat zal deze volledig voor rekening komen van de uitvoerende organisatie.
• De activiteit mag, voor zover deze in het betreffende weekeind in het Hilton plaatsvindt, niet gelijktijdig met die van de Stichting Muziekkring Eemland uitgevoerd worden.

Voor het seizoen 2010 / 2011 zijn de volgende afspraken gemaakt:

• Het Culturele seizoen loopt van 1 september tot 15 juni
• Boekingsafspraken lopen via het Cultuurplatform
• Per evenement zal een klein contractje inzake details tussen Hilton en gebruiker worden afgesloten
• Data zullen tijdig met het Hilton worden afgestemd en bevestigd
• Beschikbaarheid van de kosteloze zaal geldt alleen indien:
  • de uitvoerende organisatie een (semi)amateur organisatie betreft
  • deelnemer is van het Cultuurplatform
  • de verwachte belangstelling van de uitvoering een minimale zaalcapaciteit van 150 personen (Nassaupaviljoen) of 100 personen (Beatrixzaal)  rechtvaardigt
  • de uitvoerende organisatie een kwalitatief en kwantitatief goede PR gemeente breed verzorgt (waarbij tevens Hilton als sponsor wordt genoemd)
  • van een substantieel deel van de aanwezigen mag worden verwacht dat er na afloop een of meerdere consumpties zal worden genuttigd

 Opgemaakt en getekend te Soestduinen op 16 april 2010.

……………………………………………                              ………………………………………

De heer Bert Smit                                           Mevrouw Frederieke Boomsma
Voorzitter                                                        General Manager

Stichting Cultuurplatform Soest                      Hilton Royal Parc Soestduinen